post/Unternehmenswikis der nächsten Generation: Unterschied zwischen den Versionen
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|Title Web=Unternehmenswikis der nächsten Generation | |Title Web=Unternehmenswikis der nächsten Generation | ||
| − | |Author Web= | + | |Author Web=Dr. Michael Scherm |
| + | |Publication Date Web=2013/10/02 | ||
| + | |Short Description Web=Industrialisierung der Informationsarbeit mit semantischen Unternehmenswikis | ||
| + | |Post Related To=core; | ||
| + | |Tag Web=Qualitätsmanagement; Prozessmanagement; Projektmanagement; Wissensmanagement; Semantik; | ||
| + | |Post Text Web=Unternehmenswikis werden inzwischen von zahlreichen Firmen in unterschiedlichen Funktionen genutzt. Sie werden häufig zum Aufbau einer Firmenenzyklopädie nach Art der Wikipedia verwendet, dienen unter anderem aber auch als Dokumentationsplattformen für die Qualitätssicherung, als Instrument zur Dokumentation von Entwicklungsprojekten, als Knowledge Base für Supportaufgaben, als Austauschplattform für die Mitarbeiter oder als leicht zu administrierendes Intranet-Portal. | ||
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| + | Sowohl kommerzielle Systeme wie etwa Confluence als auch verschiedene nicht-kommerzielle und unter der Open-Source-Lizenz GPL laufende Systeme haben Eingang in die IT- und Fachabteilungen der Firmen gefunden. Unter den nicht-kommerziellen Systemen hat sich die Software der Wikipedia, MediaWiki, mit Abstand vor DokuWiki und anderen Open-Source-Wikis etabliert. Aufgrund der Interaktivität und der Möglichkeit einer breiten Mitarbeiterbeteiligung werden diese Wikis der ersten Generation in der Regel unter dem Gattungsnamen „Web 2.0“ subsumiert und bei Anwendung im Unternehmen zu den „Enterprise-2.0-Lösungen“ gezählt. | ||
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| + | ; Wikis 2.0 – keine Lösung „für alle Fälle“ | ||
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| + | Während Unternehmenswikis 2.0 durchaus wirkungsvolle Werkzeuge für verschiedene betrieblichen Szenarien darstellen, können andere Anforderungen mit ihnen allerdings weniger gut abgebildet werden. | ||
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| + | Im Qualitätsmanagement etwa stellen sie dank der Revisionshistorie zwar bereits einen wichtigen Schritt zum zuverlässigen Qualitätsmanagement-Tool dar. Wie andere textbasierte Systeme kämpfen aber auch sie mit der Aktualität und Konsistenz der Daten im System. Die Erwartungshaltung, die häufig mit dem System verknüpft wird, ist, dass die Nutzer von der Möglichkeit Gebrauch machen, Inkonsistenzen und falsche Daten gleich selbst auszubessern, wenn sie ihnen auffallen. Die Praxis hat gezeigt, dass dies nur selten der Fall ist. Über 90 Prozent der Nutzer von Unternehmenswikis sind reine Konsumenten, das heißt, sie lesen, während sie weder schreiben noch editieren. Wenn zum Beispiel eine an einem Prozess beteiligte Rolle umbenannt wird, muss diese sowohl im Prozess als auch der RACI-Matrix und dem Qualitätsmanagementhandbuch geändert werden. Immer wieder kommt es im Unternehmensalltag vor, dass einige dieser Änderungen schlichtweg vergessen werden. | ||
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| + | Im Prozessmanagement sind Wikis 2.0 nur bedingt einsetzbar. Prozesse werden im Unternehmensalltag meist grafisch, etwa in Ablaufdiagrammen, dokumentiert. Wikis sind dagegen eher für die schnelle und effiziente Erstellung von textlichen Inhalten gemacht. Freilich gibt es inzwischen für einige Wiki-Systeme Add-ons, mit denen sich Ablaufdiagramme in Wiki-Seiten einbetten lassen, ohne eine externe Anwendung öffnen zu müssen. Die damit erarbeiteten Ablaufbeschreibungen sind jedoch im Prinzip reine Grafiken. Diese können mit Hilfe von Kategorisierungswerkzeugen verschlagwortet werden, sind aber inhaltlich nicht analysierbar. Beinhaltet eine grafische Prozessbeschreibung etwa Daten wie die Kosten pro Prozessschritt, so können diese nicht automatisch in einer zusammenfassenden Übersicht aggregiert oder statistisch ausgewertet werden. | ||
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| + | Beim Einsatz im Service-Bereich kommt es vor allem darauf an, dass die Mitarbeiter schnell die richtigen Informationen finden. Wichtig ist, dass sie sich nicht erst durch einen Wust von Suchergebnissen wühlen müssen, bevor das System ihnen die passende Antwort liefert. In Wikis 2.0 können die Nutzer Artikeltitel und Kategorien durchsuchen oder eine Volltextsuche durchführen. Inhalte selbst können in Artikel und Unterartikel aufgeteilt, mit Kategorien versehen und durch Überschriften gegliedert werden. Aber auch mit diesen Strukturierungs- und Suchoptionen gilt: Je mehr Inhalte sich im System befinden, desto schwieriger wird es, relevante Inhalte schnell zu finden. | ||
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| + | Im Projektmanagement werden Wikis dafür geschätzt, dass die Projektbeteiligten in ihnen Inhalte schnell und unkompliziert gemeinsam erarbeiten, verbessern und kommentieren können. So werden sie etwa als Dokumentationsplattform für Projektbeschreibungen, Projekterfahrungen und Vorgehensbeschreibungen verwendet. Die Projektplanung selbst wird jedoch in der Regel in separaten Anwendungen wie MS Project durchgeführt, die entsprechende Darstellungs- und Auswertungsmöglichkeiten besitzen. Gerade die Verbindung zwischen Inhalten und den damit verbundenen Daten – vom geleisteten Zeit- und Kostenaufwand bis hin zu der Errechnung notwendiger Ausführungszeiträume und möglicher Fertigstellungsdaten – ist aufgrund dieser Trennung der Systeme jedoch nicht möglich. | ||
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| + | Der Umgang mit Listen und Bestandsverzeichnissen aller Art ist in Wikis 2.0 ebenfalls Einschränkungen unterworfen. Häufig wird zum Beispiel das Firmentelefonbuch im Wiki veröffentlicht. Diese Inhalte müssen jedoch unabhängig von anderen Inhalten im System gepflegt werden und können allenfalls durch Links oder komplizierte Inklusionsmechanismen mit diesen verknüpft werden. In der Praxis bedeutet dies, dass die Aktualität der Namen und Nummern damit nicht gewährleistet ist. Heiratet zum Beispiel eine Mitarbeiterin und nimmt den Familiennamen ihres Mannes an, so muss ihr Name an verschiedenen Stellen im System manuell aktualisiert werden. | ||
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